website maker

LA GESTION DES DONNEES I


Excel est avant tout un tableur, mais il peut être également utilisé pour créer et gérer des tableaux de données (p. ex. des listes d’adresses de clients, des listes de produits, etc.).

Les possibilités offertes par Excel dans ce domaine sont remarquables et elles sont très utiles pour gérer et organiser des masses de données, néanmoins Excel reste un tableur et n'est pas un véritable gestionnaire de base de données relationnelles comme Acces, MySQL, Sybase etc.

Il est recommandé d'importer des données depuis une base de données externe et de traiter par la suite les données sous excel. Ceci étant dit nous allons aborder les diverses fonctionnalités qu'Excel offre dans ce domaine.

Dans cette première partie dédiée à la gestion des données sous Excel nous allons voir comment créer un tableau et comment trier et filtrer les données contenues dans le tableau.

Créer une table de données

Pour créer une table de données avec Excel il suffit de respecter quelques règles lors de la saisie des données. En règle générale la première ligne de la table doit contenir dans chaque colonne un libellé (titre) qui definit clairement le contenu de la colonne (Par exemple Nom, Prénom, rue et numéro, code postal, etc). Il est important de ne pas avoir de colonnes vides dans la table. Chaque ligne de la tables contient les véritables données, p. ex. dans une table avec des adresses de clients, chaque ligne contiendra l'adresse complète d'un client. La table doit donc respecter une certaine structure,

La structure d'une base de données doit respecter certains points pour permettre une exploitation optimale des données

Voici les points à respecter :

- Libellés des colonnes (Noms de champs).
La première ligne contient pour chaque colonne les noms de champs (Titre; Nom; Prénom; etc.) Excel utilise la première ligne du tableau comme libellé pour chaque colonne. 

- Chaque ligne du tableau représente un enregistrement.
A partir de la deuxième ligne de la table, chaque ligne contient les différentes données relatives à une entité. P. ex. Nom, Prénom, Rue et no, etc. Chaque ligne se réfère à une même entité (p. ex. l'adresse complète d'un client). On pourrait comparer un enregistrement avec une fiche d'une cartothèque. 

- Chaque cellule (Champ) contient les données relatives aux colonnes.
Le contenu de chaque cellule d’une base de données s’appelle Champ, et contient les données relatives à cahque enregistrement.  

L'image suivante illustre les diverses parties qui composent la structure de la table : 

La saisie des données peut se faire directement sur la feuille de calcul en remplissant ligne par ligne de la table. Il est également possible de rajouter une nouvelle colonne en ajoutant au moins le  nom de champ.


Trier les données :

Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne. Après avoir sélectionné votre tableau cliquez sur Données../Trier...


EXCEL ONLINE
Formation Excel en ligne 

CONTACTS
Email: info@excel-online.net